ELEKTRONİK DEFTER VE BELGELERİN ZAYİ OLMASI

6102 sayılı TTK’nın 82/7. maddesine göre tacirin saklama yükümlü olduğu defter ve belgelerinin yangın, su baskını, veya yer sarsıntısı gibi afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içerisinde ziya uğraması halinde, tacirin öğrenmeden itibaren on beş gün içerisinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden hasımsız olarak açacağı dava ile zayi belgesi verilmesini isteyebileceği düzenlenmiştir.

Gelişen koşullar ve elektronik yaşamın günümüzün her anında bulunması ile birlikte elektronik defter tutulması sistemi de 27903 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6215 sayılı Kanunu’nun 14. Maddesi ile değiştirilen kanun hükmü ile getirilmiştir.

Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre de gerçek kişi mükelleflerden 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika veya 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali mühür temin etmiş olanlar ile, tüzel kişi mükelleflerden de 397 sayılı tebliğ gereğince mali mühür temin etmiş olanların elektronik defter tutabilecekleri belirtilmiştir.

Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın da sorumluluk onayı almış bir yazılım olması gerektiği Elektronik Defter Genel Tebliği’nin 3. maddesinde belirtilmiştir.

Elektronik defter tutma hakkına sahip tacirlerin, tuttukları bu elektronik kayıtlarının siber saldırıya uğraması, virüs ya da herhangi bir şekilde zayi olması halinde ise zayi belgesinin alınması, gerek tacirin saklama ve ibraz yükümlülüğünün hukuki ve cezai müeyyelerinden kurtulması gerekse de defterlerin lehe/aleyhe delil olması durumda hak kaybına uğramaması için önem arz etmektedir.

Belirtmek gerekir ki elektronik defterlerin saklama hizmetlerinin bizzat gerçekleştirilmeyip, 3. kişi/firmalardan sağlanması halinde de vergi mükelleflerin/tacirlerin e-defter ve e-belgelerini saklama, ibraz etme sorumluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.

Elektronik defterlerin zayi olması halinde ne yapılması gerektiği EDGT’nin 7/1. maddesinde düzenlenmiştir.  Buna göre ilgili tacir, VUK m. 13’de öngörülen mücbir sebeplerden birinin gerçekleşmesi halinde ve bu kayıtların fiziksel ortamda birebir tutulmaması ve e-defter saklama hizmeti veren özel entegratör kuruluşlarından veya başkanlıktan ikincil örneklerinin temin edilemediği hallerde, ilgili durumun öğrenilmesinden itibaren on beş gün içerisinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesine başvurarak zayi belgesi verilmesini talep edebilmektedir.

Bu noktada önemli olan mahkemeden zayi belgesi verilmesi talep edilirken anlam karışıklığı yaratmamak adına EDGT 7/1. maddesi ile birlikte TTK 82/7 maddesinin birlikte uygulanarak zayi belgesi verilmesinin istenmesidir. Zira TTK m.82/7’de siber saldırı zayi belgesi verilmesi için gereli sebeplerden biri olarak sayılmadığı için mahkemenin tahdidi bir yorum benimseyerek aleyhe karar verme riski ortaya çıkabilmektedir.

Mahkemeden zayi belgesinin temin edilmesinin akabinde ilgili kişi, bu durumu on beş gün içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir rapor sunmakla yükümlüdür.

Yine elektronik defter tutanların oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya yetkili merkezlerce el konulması halinde ilgili tacir bu durumu en geç üç iş günü içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmekle yükümlüdür.